Jak działa SYSLOP
SYSLOP jest narzędziem wspierającym wszystkie płaszczyzny procesu powiadamiania i wdrażania w życie obowiązków prawnych wynikających z Planów Działań Krótkoterminowych.
Platforma pozwala na skuteczną implementację prawa poprzez cyfryzację, automatyzację i optymalizację przepływu komunikatów pomiędzy instytucjami. Ponadto tworzy zamknięty obieg informacji poprzez wprowadzenie łatwego i szybkiego sposobu raportowania z podejmowanych działań. Dzięki możliwości monitorowania procesu realizacji obowiązków wynikających z PDK, system SYSLOP sprawia, że cały ten proces jest niezwykle skuteczny.
Schemat procesu:
1. Opracowanie komunikatów
Opracowanie komunikatów to złożona procedura wykonywana przez pracowników Głównego Inspektoratu Ochrony Środowiska, składająca się między innymi z analizy danych w celu oceny ryzyka, przygotowania wymaganych informacji sporządzenia dokumentu.
SYSLOP ułatwia realizację procedury za pomocą specjalnego modułu generowania komunikatów, w którym zaimplementowano odpowiednie szablony w zależności od rodzaju i poziomu zagrożenia. Dzięki temu sporządzenie finalnego dokumentu jest bardzo intuicyjne i zdecydowanie szybsze. Ponadto system w sposób automatyczny uzupełnia wybrane sekcje komunikatu na podstawie informacji wprowadzonych przez pracownika.
Moduł generowania komunikatów został także wyposażony w algorytm ułatwiający podejmowanie decyzji poprzez automatyczną analizę danych pomiarowych i predykcyjnych.
Szablony komunikatów
Ułatwienie redagowania komunikatów dzięki automatycznemu dopasowaniu szablonu do rodzaju i poziomu zagrożenia.
Automatyczne uzupełnianie wybranych sekcji
Wsparcie tworzenia komunikatów poprzez automatyczne wypełnianie wybranych sekcji (liczba ludności, działania określone w PDK adekwatne do rodzaju komunikatu).
Wsparcie analizy danych
Implementacja algorytmu ułatwiającego podejmowanie decyzji poprzez automatyczną analizę danych pomiarowych i predykcyjnych
2. Propagacja komunikatów
Kaskadowy schemat propagowania komunikatów obarczony jest dużymi opóźnieniami w dostarczaniu wiadomości do odbiorców końcowych.
Spowodowane jest to nakładem manualnej pracy pracowników poszczególnych instytucji na każdym poziomie powiadamiania, co skutkuje kumulującym się opóźnieniem.
Odpowiednio wczesne sygnalizowanie ryzyka jest kluczowe dla skuteczności prowadzenia działań zaradczych zdefiniowanych w PDK.
SYSLOP za pomocą jednego kliknięcia umożliwia przekazanie komunikatu do wszystkich właściwych instytucji.
Komunikacja odbywa się w czasie rzeczywistym, a automatyczny wybór konkretnych adresatów na podstawie przynależności terytorialnej sprawia, że wiadomość dociera do prawidłowych odbiorców.
Taka funkcjonalność z jednej strony pozwala na szybkie przekazywanie informacji, z drugiej na skuteczną weryfikację statusu przesłanych wiadomości. Ponadto SYSLOP pozwala na automatyczną publikację komunikatów w środkach masowego przekazu i mediach społecznościowych.
Automatyczna propagacja komunikatów
Automatyczny wybór adresatów
i przesyłanie komunikatów w czasie rzeczywistym.
Monitoring dostarczenia informacji
Weryfikacja historii i bieżącego statusu komunikatu.
Powiadamianie wielokanałowe
Informowanie odbiorców o komunikacie za pomocą wiadomości SMS, wiadomości mailowych, powiadomień w aplikacji.
Publikacja komunikatów
Automatyczna publikacja komunikatu na stronach internetowych oraz
w mediach społecznościowych.
Integracja z istniejącymi systemami powiadamiania
Możliwość integracji z dostępnymi systemami powiadamiania poprzez interfejs API oraz system widgetów.
3. Wdrażanie działań operacyjnych
Celem realizacji działań zawartych w PDK jest przeciwdziałanie powstawaniu zanieczyszczeń powietrza.
Dzięki skutecznemu przekazywaniu informacji jednostki samorządu terytorialnego mogą podejmować działania zapobiegawcze określone w PDK, a w konsekwencji przyczyniać się do poprawy warunków życia i zdrowia wśród mieszkańców.
SYSLOP ułatwia przekazanie komunikatów o konieczności podjęcia określonych w PDK działań, dzięki czemu konkretne jednostki samorządu wiedzą co mają w danej sytuacji zrobić i jakie dedykowane działania podjąć.
Skuteczne podejmowanie działań operacyjnych możliwe jest tylko wtedy, gdy informacja dotrze w odpowiednim czasie do jak największej grupy odbiorców. SYSLOP ułatwia to poprzez automatyzację procesu i prezentację kluczowych informacji w sposób łatwy i przejrzysty. Wykorzystywane mogę być do tego różne środki cyfrowego przekazu, takie jak media społecznościowe czy widgety na stronach internetowych.
System umożliwia automatyczną komunikację również z osobami pozostającymi offline – na przykład poprzez publikację na ekranach w komunikacji miejskiej czy tablicach miejskich.
Czytelne przedstawienie informacji zawartych w komunikacie
Przejrzysta forma publikacji kluczowych informacji zawartych w komunikacie uwzględniająca różne grupy odbiorców.
Obowiązkowe działania
Klarowne wskazanie konkretnych działań, które powinny zostać podjęte przez instytucje
Raportowanie wykonanych działań
Łatwe i intuicyjne raportowanie wykonanych czynności
4. Przekazanie informacji zwrotnych
Kluczowym elementem pozwalającym na analizę i optymalizację całego procesu wdrażania Planów Działań Krótkoterminowych jest informacja zwrotna od instytucji w zakresie podjętych działań.
Sprawozdawczość stanowi obowiązek pracowników jednostek samorządowych, który powinien być realizowany na bieżąco, a następnie podsumowany w perspektywie rocznej.
Procedury te realizowane są nieskutecznie, ponieważ manualny proces zbierania informacji i nieszczelność systemu powodują braki lub rozbieżności w dokumentacji.
Wszystko to negatywnie wpływa na szybkie i skuteczne podejmowanie środków zapobiegawczych oraz ochronę jakości powietrza.
SYSLOP sprawia, że cały proces komunikacji między instytucjami ma charakter zamknięty, od wysłania wiadomości po sporządzenie raportu z podjętych działań w ramach każdej instytucji. Dedykowana do tego funkcjonalność pozwala na sprawny monitoring realizacji Planów Działań Krótkoterminowych i uszczelnienie procesu informacyjno – sprawozdawczego.
Wprowadzanie danych do raportu jest łatwe, intuicyjne i szybkie, a dodatkowo odpowiednie instytucje mogą w ciągu chwili wygenerować zestawienia w pożądanych konfiguracjach.
Monitoring procesu
Bieżący dostęp do informacji zwrotnych przekazywanych przez instytucje.
Optymalizacja procesu
Możliwość optymalizacji procesów dzięki sprawnej analizie poszczególnych działań.
Prosta sprawozdawczość
Ułatwienia w obszarze sprawozdawczości – możliwość łatwego generowania raportów i zestawień.
Problemy dotychczasowego systemu
Kluczową dysfunkcją dotychczasowego modelu komunikacji jest brak skuteczności – zarówno między instytucjami, jak i między instytucjami a lokalną społecznością.
Problemy pojawiają się na każdym etapie. Redagowanie treści komunikatów jest pracochłonne, a powiadomienia przekazywane są ręcznie, za pomocą wiadomości mailowych.
Brak automatyzacji procesu wpływa na kumulujące się opóźnienia, a manualna droga rozprzestrzeniania informacji uniemożliwia weryfikację skuteczności dotarcia komunikatu do odbiorcy. Jeśli system zawodzi – trudno zweryfikować w którym momencie i na jaką skalę.
Podobnie sytuacja wygląda z przekazywaniem informacji zwrotnej – problemy w tym obszarze powoduje brak przesyłania sprawozdań w jaki sposób poszczególne podmioty wywiązują się z ciążących na nich obowiązków.
Rozwiązania proponowane przez SYSLOP
Syslop rozwiązuje problemy komunikacyjne poprzez cyfryzację całego procesu.
Dzięki narzędziu informacje generowane są zdecydowanie szybciej i łatwiej za pomocą predefiniowanych sekcji w module tworzenia komunikatów.
Obieg wiadomości jest w pełni zautomatyzowany – odbywa się w czasie rzeczywistym, a instytucje mogą sprawozdawać z podjętych działań na bieżąco używając dedykowanej temu funkcjonalności. Dzięki temu możliwe jest monitorowanie statusu komunikatów u poszczególnych jednostek oraz optymalizacja całego procesu.
SYSLOP umożliwia skuteczną i sprawną realizację obowiązków prawnych wynikających z PDK, w wyniku czego wspiera kontakt instytucji z lokalną społecznością.
Usprawnienie procesu obrazują
poniższe schematy:
